做好科研项目档案管理的思考以广东省第一次全

为全面、系统掌握我国海洋经济基本情况，完善我国海洋经济基础信息，系统掌握我国海洋经济基本情况，发现海洋经济发展中存在的问题，科学谋划海洋经济发展方向和目标，2012年12月，国务院批准开展第一次全国海洋经济调查工作。此次调查是在第一次全国海洋经济调查领导小组办公室的组织下，由各省级调查机构以及海区调查机构分别组织实施的，调查包括涉海单位清查、产业调查、专题调查和平台建设四项任务。广东省第一次全国海洋经济调查任务于2016年7月正式启动，广东省自然资源厅（原广东省海洋与渔业厅）具体承担，并负责广东省经济调查档案管理工作。

1 调查档案的构成

广东省第一次全国海洋经济调查历时三年，全省21个地级市119个区（县）完成了对51.63万家相关单位的调查，调查任务占全国底册单位总量的1/6，共4000余名调查指导员和调查员参与调查。通过调查，基本摸清了广东海洋经济家底，形成了3万家广东省涉海单位名录，形成报告类、数据集类、图集类、视频类、问题总结类、技术认定方法类成果近50项。

广东省调查档案涉及广州、深圳、珠海、汕头、惠州、汕尾、东莞、中山、江门、阳江、湛江、茂名、潮州、揭阳14个沿海地级市，佛山、韶关、河源、梅州、肇庆、清远、云浮7个非沿海地级市调查机构在开展经济调查工作过程形成的记录。调查档案由海洋经济调查任务管理和实施过程中形成的有保存价值的各种载体的原始记录组成，包括管理类文件和成果类文件。管理类文件是在海洋经济调查任务实施过程中，对调查任务的组织、协调、监督、培训、检查、验收等工作中形成的文件。成果类文件是指在调查任务实施过程中获取的有价值的文件材料，包括各个调查阶段产生的调查表、质量控制文件、涉海单位名录、基础数据集、技术报告、工作报告、研究报告、基础数据汇编等文件材料［1］。此外还包括经济调查过程中形成的大量数码照片和实物等。

2 调查档案的管理模式

调查档案工作依据《广东省第一次全国海洋经济调查实施方案》相关要求，由广东省第一次全国海洋经济调查领导小组办公室（简称调查办）负责协调、指导、监督检查各市级调查机构开展档案资料收集和整理工作，并负责省级调查档案的整合、检查、验收和移交等工作。调查档案技术要求执行《第一次全国海洋经调查档案管理技术规范》。

结合广东省调查任务组织实施的特点，广东省调查档案工作实行自上而下、集中统一的管理模式，采取省级—市级—区/县级—街道/乡镇逐级管理和向上汇集的方式，具体由各市级调查机构负责所辖市内调查档案的整合，并对所辖市内档案的齐全性、完整性、有效性和规范性等方面负责。然后由市级调查机构统一移交至省级调查机构，省级调查机构负责市级移交档案的质量把关以及省级层面的档案整合、质量审核和集中修改，最终以广东省为整体统一接受进馆档案验收，验收通过后统一移交中国海洋档案馆。

3 调查档案工作的特点和难点

3.1 涉及范围广、参加人员多

经济调查涉及范围广、调查任务繁重，参与调查任务的人员数量庞大，据不完全统计，全省约有4000人参与了海洋经济调查工作。每个参加调查任务的工作人员在开展调查任务工作中都会产生相应的原始文件材料。例如，调查人员在开展调查任务过程中，会产生各种不同类型的原始调查表以及相关证明材料等，省、市级调查机构在检查和监督调查工作任务中会产生各种质控记录等。

3.2 调查原始记录类型多、数量庞大

调查任务分为涉海单位清查、产业调查和专题调查三个阶段内容。根据调查内容的不同，所形成的原始记录表格不同，主要有涉海单位清查表、产业调查表和专题调查表等。其中涉海单位清查表和产业调查表有近20余种，广东全省仅涉海单位清查表有约7万张，全国范围内的调查表可达数百万张。这些形式多样、数量庞大的调查表在多次核查工作中，形成大量的质量控制记录，调查原始记录和质量控制记录经过系统、规范地整理后，构成了调查档案的主要组成部分。

3.3 调查档案工作的难点

涉及区域如此广泛、参与人数如此之多、调查表类型如此复杂的调查任务，在历史科研项目中，实属罕见。因此在调查档案管理实施过程中，遇到了前所未有的困难和问题。一是科研项目档案管理工作经验不足；二是档案人员流动性较大、档案业务水平不高；三是档案管理工作滞后于调查工作；四是忽略对调查员的档案意识培训；五是选择档案服务公司较随意。这些客观存在的问题是影响档案管理工作顺利开展的主要因素。

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